Wdrożenie systemu S.I. w ZPUE S.A.

Używany system ERP

Obecnie używamy systemu ERP firmy ECLSOFT Sp. z o.o. z Częstochowy. System o nazwie handlowej S.I. jest autorskim rozwiązaniem tej firmy, a proces jego wdrożenia firma nadzoruje osobiście. S.I. służy nam od blisko 5 lat, dlatego jest to dobry moment, aby podsumować samo wdrożenie, eksploatację oraz współpracę z dostawcą w zakresie jego integracji.
Jak do tej pory w systemie zostały zaimplementowane następujące obszary: Magazyn, Produkcja, Utrzymanie ruchu, Sprzedaż, Zamówienia sprzedaży i zakupu, Kadry i płace, Zarządzanie zasobami ludzkimi, Rejestracja czasu pracy, Ewidencja środków trwałych, Finanse i księgowość, Analizy finansowe.

Oczekiwania a rzeczywistość

Głównym kryterium przy wyborze nowego systemu informatycznego była jego wydajność oraz stabilność. Jednoczesny dostęp do systemu w ZPUE posiada przeszło 100 osób z różnych działów, co jest dużym obciążeniem dla informatycznej infrastruktury sprzętowej. Nasz poprzedni system nie radził sobie z taką ilością użytkowników, a praca stawała się uciążliwa już przy obciążeniu rzędu 20 osób. Często z tego powodu dochodziło do błędów danych, a wszelkie analizy zbiorcze wykonywały się bardzo długo. W efekcie tego, uzyskiwane informacje traciły wiarygodność i każdorazowo musiały być poddawane weryfikacji. Absorbowało to niepotrzebnie zasoby pracownicze firmy, które przecież mogły być wykorzystane do ważniejszych zadań. Taka sytuacja nie wpływała dobrze na rozwój przedsiębiorstwa, a wręcz przeciwnie – często powodowała jego paraliż.
Poszukiwaliśmy więc systemu, który zapewniłby nam bezpieczeństwo danych oraz komfort pracy niezależnie od obciążenia, a jednocześnie na tyle elastycznego i skalowalnego, aby mógł realizować nasze sprawdzone i doskonalone od kilkunastu lat rozwiązania biznesowe. Przyjęliśmy wszakże założenie, że to system powinien dostosować się do naszej organizacji, a nie my do systemu. Wybór rozwiązania sztywnego – z góry narzucającego swoje reguły – byłby wielkim ryzykiem, zwłaszcza że nasze metody organizacyjne doskonale sprawdzały się w przeszłości. Dodatkowo zależało nam na tym, aby wybrane rozwiązanie obejmowało wszystkie procesy biznesowe firmy, dlatego już na wstępnie zostały odrzucone oferty systemów „niepełnych” z punktu widzenia założeń ERP.
Po bliższym zaprezentowaniu S.I. przez firmę ECLSOFT, wszystko wskazywało na to, że rozwiązanie to może spełniać nasze oczekiwania. Jeszcze przed podpisaniem umowy wdrożenia przeprowadzone zostały testy wydajnościowe, które wykazały, iż w niektórych analizach jest on nawet kilkadziesiąt razy szybszy od poprzedniego systemu. Poza tym sama technologia, w której został wykonany system, nie stawiała żadnych ograniczeń dla jego rozbudowy – a na tym przecież nam zależało.
Obecnie S.I. pracuje na ponad 100 stanowiskach, których liczba stale wzrasta wraz z rozwojem firmy. Przejście na nowoczesną technologię SQL spowodowało, że wyeliminowane zostały wcześniejsze problemy związane z przeciążeniem sieci, a użycie sprawdzonego i bezpiecznego serwera zarządzania bazą zredukowało całkowicie błędy w strukturze danych. Już po pierwszych miesiącach pracy w systemie S.I. pracownicy zaczęli ściśle integrować swoje obowiązki z procesami, które zostały w nim zaimplementowane. Dzięki temu poprawiło to znacznie dyscyplinę pracy oraz poziom komunikacji pomiędzy działami. Dużo efektywniej zaczął być wykorzystywany czas pracy pracowników, gdyż w procesowym przetwarzaniu informacji, każda osoba posiada ściśle wyznaczone zadania kontrolowane przez system. W miarę przejmowania przez system coraz większej ilości zadań, a tym samym odciążanie pracowników, dochodziło czasami do paradoksalnych sytuacji, że niektóre osoby nie miały co robić. Nasza firma nigdy jednak nie dążyła do obniżenia kosztów pracowniczych poprzez redukcję etatów, a zamiast tego staraliśmy się zwiększyć produkcję przy tym samym stanie załogi.
Jednym z ciekawszych zagadnień w odniesieniu rzeczywistości do samych oczekiwań, był proces dostosowania funkcjonalności systemu do własnej organizacji. Proces ten z reguły przebiegał w takim kierunku, jaki wynikał z początkowych założeń, czyli w systemie były implementowane nasze sprawdzone doświadczenia biznesowe uzyskane na przestrzeni wielu lat. W niektórych przypadkach okazywało się, że lepszym rozwiązaniem z puntu widzenia interesu firmy będzie jednak dostosowanie organizacji do rozwiązań systemu. W pierwszych etapach wdrożenia podchodziliśmy sceptycznie do takich ewentualności, ale w miarę bliższego zapoznawania się z systemem oraz jego możliwościami, pojawiało się przekonanie, że to co zostało zaproponowane przez ECLSOFT może pozytywnie wpłynąć na organizację naszej firmy.

Problemy oraz ich przezwyciężanie

Wdrożenie nowego systemu informatycznego jest dla każdej firmy niezwykle trudnym wyzwaniem. Tym bardziej trudnym, jeżeli jest to firma większa, posiadająca rozbudowaną strukturę organizacyjną. Dodatkowe trudności pojawiają się wówczas, gdy firma posiada już dosyć rozbudowany system informatyczny, a tak było w naszym przypadku. Polegają one po pierwsze na tym, że nowy system nie może wtedy wystartować od „zera”, ale już na wstępnie musi osiągnąć pewien pułap integracji z przedsiębiorstwem oraz niezawodną stabilność. Po drugie, rodzi się pytanie, czy uruchomienia dokonać we wszystkich obszarach równocześnie, czy też etapami. Po przeanalizowaniu tego problemu doszliśmy do wniosku, że dla bezpieczeństwa firmy lepsze będzie wdrożenie składające się z kilku etapów.
W pierwszej kolejności implementowane były obszary kluczowe dla firmy, tj. Produkcja, Magazyn, Sprzedaż oraz Zamówienia. Po uruchomieniu tych obszarów w S.I., miały one być od razu wyłączone w poprzednim systemie. Dochodziło więc do sytuacji, w której nowy system pracował obok starego, ale w różnych obszarach. Przy tej metodzie postępowania należało rozwiązać problem komunikacji pomiędzy systemami w obrębie wspólnych kartotek, gdyż wprowadzanie danych jednocześnie w dwóch systemach nie wchodziło w rachubę. Tymi kartotekami byli kontrahenci oraz pracownicy. Po przeanalizowaniu struktury starego systemu doszliśmy do wniosku, że zostanie zaprojektowany interfejs obsługi kartotek starego systemu z poziomu interfejsu nowego systemu. Tak też się stało. Firma ECLSOFT wykonała moduł, dzięki któremu dane kartoteki kontrahentów oraz pracowników były wprowadzane tylko w nowym systemie, natomiast pojawiały się automatycznie również w tabelach starego systemu. Dzięki temu nie musiały być rejestrowane dwukrotnie. To rozwiązanie sprawdziło się na tyle dobrze, iż było stosowane jeszcze kilkakrotnie w czasie oddawania do użytku kolejnych obszarów systemu S.I. Realizacja pozostałych obszarów przebiegała w następującej kolejności: Środki trwałe, Kadry, RCP, Księgowość, Analizy finansowe, Zarządzanie zasobami ludzkimi oraz Utrzymanie ruchu.
Obok problemów technicznych pojawiały się również problemy psychologiczne, które wynikały z naturalnej obawy przed zmianami. Wdrożeniem systemu informatycznego była zainteresowana głównie kadra zarządzająca, natomiast operatorzy bezpośredni z dystansem podchodzili do konieczności zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń. Po kilku dniach pracy w systemie okazało się jednak, że wszelkie obawy przed nieznanym były nieuzasadnione, a pracownicy nabrali całkowitego zaufania do systemu S.I.

Ocena działania aplikacji oraz współpracy z dostawcą

Współpracę pomiędzy ZPUE S.A. oraz ECLSOFT Sp. z o.o. w zakresie wdrożenia systemu S.I. można podzielić na dwa etapy. Pierwszym etapem było uruchomienie systemu oraz dostosowanie jego funkcjonalności do minimalnych założeń, jakie przyjęliśmy na początku. Drugi etap to z kolei jego rozwój oraz bieżąca eksploatacja.
W pierwszym etapie najbardziej krytycznym momentem było rozpoczęcie pracy w nowym systemie. Przez pierwszy tydzień po jego uruchomieniu mieliśmy jednak ciągłe wsparcie ze strony specjalistów ECLSOFT, którzy czuwali 24 godziny na dobę, aby móc szybko reagować na ewentualne problemy. Nie mogliśmy sobie pozwolić na jakiekolwiek przestoje oraz niedomagania systemu, zwłaszcza, że w pierwszej kolejności uruchamiane były najbardziej eksploatowane i strategiczne obszary, tj: Produkcja, Magazyn i Sprzedaż. Uważam, że firma ECLSOFT spisała się znakomicie i nie pozostawiła nas na pastwę losu, chociaż jak pamiętam, był to najgorętszy okres całego wdrożenia.
Drugi etap współpracy trwa do dnia dzisiejszego, a polega on na wsparciu serwisowym w czasie eksploatacji systemu. Wsparcie dotyczy doskonalenia istniejących rozwiązań, jak również implementacji naszych nowych pomysłów, które rodzą się na bieżąco. W ZPUE S.A. dążymy do tego, aby wszystkie informacje ważne dla firmy były zapisane w systemie ERP, dlatego często korzystamy z usług specjalistów ECLSOFT, którzy pomagają nam zrealizować te cele.
Współpraca z dostawcą zawsze układała się bardzo dobrze. Firma jest solidna, a jakość usług stoi na wysokim poziomie. Dzięki bezproblemowej komunikacji, sprawnie realizowane są kolejne zagadnienia. Nie bez znaczenia jest tutaj wieloletnie doświadczenie konsultantów ECLSOFT w zakresie wdrożeń systemów ERP, dzięki któremu otrzymujemy bardzo profesjonalną obsługę. Świadczenie usług serwisowych odbywa się bezpośrednio w naszej siedzibie lub zdalnie, za pośrednictwem terminala internetowego.
Sam system S.I. spełnił nie tylko nasze oczekiwania, ale w wielu przypadkach pozytywnie nas zaskoczył. Jego niewątpliwą zaletą jest integracja. Zarówno integracja danych, jak i integracja samego interfejsu użytkowego. Oznacza to, że chcąc pracować na przykład w obszarach księgowym, magazynowym oraz sprzedaży, nie trzeba uruchamiać trzech różnych aplikacji, ponieważ dostęp do wszystkich odbywa się z jednego menu.
Integracja danych zapobiega również powtórnemu wprowadzaniu tych samych informacji, gdyż poprzez logiczne powiązanie wszystkich obszarów, jedne działy wykorzystają dane zarejestrowane przez inne działy. Najlepszym przykładem takiej integracji jest proces przetwarzania faktury sprzedaży, która jest rejestrowana tylko raz w obszarze sprzedaży, natomiast do ewidencji księgowej trafia już całkowicie automatycznie. Taka zasada dotyczy całej organizacji firmy, począwszy od zapytania klienta, poprzez produkcję, a skończywszy na przyjęciu wyrobu gotowego i jego sprzedaży.
S.I. jest niezwykle pomocnym narzędziem kontrolingu – nie tylko tego finansowego, opartego na danych z księgowości. System wyręcza analityków naszej firmy, samodzielnie kontrolując niektóre procesy. Możliwa jest automatyczna kontrola pobierania surowców do produkcji, kontrola pracowników na zleceniach w oparciu o dane z RCP, czy też kontrola rzeczywistej marży zamówień. Wszystkie te informacje trzeba posiadać, zanim dane trafią do księgowości, czyli jeszcze na etapie rzeczywistych procesów biznesowych.
Zgodnie z naszą wizją implementacji wszystkich informacji firmy w systemie ERP, również procedury ISO zostały wdrożone w S.I. Wszelkie procesy produkcyjne firmy są opatrzone procedurami ISO i nie wyobrażamy sobie, aby obsługiwać je poza systemem, gdyż niepotrzebnie pochłaniałoby to wiele zasobów firmy – a tego przecież nie chcemy.

Kompatybilność systemu z innymi aplikacjami

Szczegółowych informacji na temat kompatybilności systemu S.I. z innymi aplikacjami mogą udzielić tylko specjaliści ECLSOFT. Nie jestem fachowcem w tej dziedzinie. Od siebie mogę tylko powiedzieć, z jakimi systemami zewnętrznymi współpracuje S.I. w firmie ZPUE S.A., natomiast stopień kompatybilności pozostawiam pod rozważania specjalistów.
Przede wszystkim S.I. współpracuje z systemem rejestratorów czasu pracy RCP. Współpraca polega na pobieraniu danych z rejestratorów oraz zapisywaniu ich we własnych kartotekach. Dane takie są dla nas bardzo cenne, ponieważ na ich podstawie obliczamy wynagrodzenia oraz weryfikujemy godziny przepracowane na zleceniach produkcyjnych.
Dodatkowo posiadamy zaimplementowaną współpracę z centralną telefoniczną, z której pobierane są dane bilingowe dla potrzeb kontroli rozmów wychodzących.
System współpracuje również z oprogramowaniem bankowym, z którym wymienia dane do przelewów pracowniczych oraz przelewów z tytułu zobowiązań. Współpraca odbywa się z poziomu obszaru księgowego.
Nie można również zapomnieć o standardowej współpracy z programem Płatnik, polegającej na wysyłaniu do tego programu deklaracji z obszaru płacowego.

Czy system jest elastyczny? – „przyszłościowość” oprogramowania

Elastyczność systemu, jak już wcześniej wspominałem, była jednym z głównych kryteriów wyboru systemu informatycznego. Z naszego punktu widzenia system jest niezwykle elastyczny, ponieważ jak dotąd wszystkie nasze pomysły zostały zrealizowane bez większych trudności oraz ograniczeń.
Technologia, w której został zaprojektowany S.I. nastawiona jest nie tylko na wydajność oraz bezpieczeństwo, ale także na łatwość implementacji nowych funkcjonalności. Taka właściwość systemu jest szczególnie cenna dla firm, które mają swój sprawdzony pomysł na prowadzenie biznesu i nie chcą się poddawać z góry narzuconym regułom. Dzięki tej technologii, kolejne funkcjonalności są również bezpieczne dla budżetu, gdyż ich szybka realizacja nie pociąga za sobą dużych kosztów.
Z naszych obserwacji oraz odczuć wynika, że mamy system nowoczesny oraz przyszłościowy. Już w czasie eksploatacji mieliśmy możliwości porównania funkcjonalności S.I. z rozwiązaniami czołowych producentów oprogramowania ERP – zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Z tego porównania wynika, że S.I. nie ustępuje, a w niektórych obszarach nawet przewyższa te rozwiązania – będąc jednocześnie znacznie tańszym w eksploatacji.
Na podstawie rozmów z przedstawicielami ECLSOFT wiemy, że technologia cały czas się rozwija. Efekty tego rozwoju są często od razu widoczne w naszej wersji systemu S.I., gdyż firma zawsze implementuje u nas wszystkie nowości techniczne. Wiemy również, że firma ciągle pracuje nad nowymi rozwiązaniami, np. nad wersją systemu S.I. na platformę .NET oraz nad rozwiązaniem mobilnym S.I. Nie znamy szczegółów na ten temat, ale wiemy, że takie prace trwają.

Podsumowanie

Obecnie trudno nam sobie wyobrazić zarządzanie firmą bez systemu informatycznego. Nie chodzi tu stricte o konkretne obszary, ale o system jako całość, czyli złożony organizm, który współistnieje razem z firmą i coraz wierniej ją odzwierciedla na płaszczyźnie informacyjno-relacyjnej. Dzięki informacji zawartej w systemie można w każdej chwili odpowiedzieć niemal na każde pytanie związane z przedsiębiorstwem, ponieważ prawie wszystko w nim jest.
Na początku mieliśmy pewne dylematy co do wyboru dostawcy systemu informatycznego. Czy wybrać system któregoś z czołowych producentów ERP – o wiele droższy, ale z pozoru pewny, czy też postawić na system mniej znanego producenta – niekoniecznie gorszy, ale o wiele tańszy. Co do ostatecznego wyboru przekonała nas prezentacja testowa przygotowana przez firmę ECLSOFT specjalnie na nasze potrzeby. Prezentacja dotyczyła zamodelowania fragmentu krytycznego w naszej firmie procesu produkcyjnego, którego obsługa na tyle obciążała poprzedni system informatyczny, że blokowała pracę wszystkich innych użytkowników. Ku naszemu zaskoczeniu wydajność rozwiązania ECLSOFT okazała się kilkadziesiąt razy wyższa.