Wdrożenie S.I. w firmie Aleksandria
Aleksandria Dariusz Moczarski to wiodący w regionie częstochowskim zakład przetwórstwa mięsnego oraz uznana i ceniona marka wędliniarska nie tylko w Polsce, ale i poza granicami kraju. Doświadczenie i tradycja firmy sięgają początku lat osiemdziesiątych. Od tamtego czasu firma stale podnosi jakość swoich wyrobów oraz jakość organizacji pracy. Obecnie zakład zatrudnia blisko 250 osób.
Decyzja o wdrożeniu systemu S.I. zapadła z początkiem 2004 roku, kiedy to używany wówczas system nie radził sobie już z ilością przetwarzanych dokumentów, a technologia, w której został wykonany, ograniczała bądź uniemożliwiała realizację celów analitycznych oraz celów poprawy organizacji pracy, które wyznaczył sobie zarząd na najbliższe lata.
Zakres wdrożenia
Zgodnie z pierwotnymi założeniami wdrożenie miało objąć prawie wszystkie obszary firmy, tj. gospodarkę materiałową, sprzedaż z zamówieniami, finanse i księgowość, ewidencję raportów kasowych, ewidencję środków trwałych, kadry i płace oraz dodatkowo technologię, planowanie i rozliczenie produkcji, a także platformę komunikacji z siecią sklepów własnych oraz sklepów współpracujących w systemie franczyzy.
Przeniesienie danych archiwalnych
Dla ambitnej firmy z wieloletnim doświadczeniem, która nadal chce się rozwijać, nie do pomyślenia jest sytuacja, gdy nowo wdrażany system startuje od „zera”, dlatego jednym z warunków wdrożenia było przeniesienie danych z dotychczasowego systemu użytkowanego przez ostatnie 5 lat. Transfer obejmował zarówno kartoteki słownikowe, jak i pełną historię dokumentów magazynowych, księgowych, kasowych, a także faktur oraz zamówień. Ponieważ dotychczasowy system oparty był na niestandardowych strukturach danych, wykonany został specjalny interfejs, za pomocą którego możliwe było ich automatyczne skopiowanie do systemu S.I. Dzięki pełnej automatyzacji, proces przeniesienia danych był całkowicie pozbawiony ręcznej ingerencji.
Obieg dokumentów na produkcji
Z punktu widzenia branży przetwórstwa mięsnego najistotniejszym, a zarazem najtrudniejszym do zinformatyzowania obszarem jest produkcja. No bo przecież wydawać by się mogło, że rozdrobniona oraz szybka produkcja procesowa – z uwagi na bardzo dynamiczny przepływ surowca – praktycznie uniemożliwia rejestrację jakichkolwiek dokumentów w czasie rzeczywistym. Poza tym, jak rejestrować dane, skoro jest tyle innych obowiązków związanych z samych cyklem produkcyjnym?
Aby rozwiązać ten problem, stanowiska terminalowe systemu S.I. zostały podłączone do automatycznych czytników kodów kreskowych i terminali wagowych zainstalowanych na produkcji, dzięki czemu przepływ surowca może być na bieżąco rejestrowany w systemie, a pracownicy nadal wykonują te same czynności, które wykonywali wcześniej.
Technologia i prognozowany koszt wytworzenia
Do czasu uruchomienia modułu technologicznego w systemie S.I., kalkulacja prognozowanego kosztu wytworzenia prowadzona była za pomocą arkusza Excel. Stopień złożoności samego procesu kalkulacji, a także ilość danych, które należało każdorazowo wprowadzać przed dokonaniem obliczeń sprawiały, że nie dało się kalkulować kosztu wytworzenia wystarczająco często – nie mówiąc już o tym, że zupełnie niepotrzebnie absorbowało to cenny czas technologa. Poza tym, w trakcie wprowadzania danych łatwo było popełnić błąd, który w efekcie mógł znacznie sfałszować wyniki.
Uruchomienie modułu technologicznego w systemie S.I. wyeliminowało praktycznie wszystkie problemy, które wcześniej istniały. Obecnie kalkulacje wykonywane są raz dziennie, ale nie ma żadnych ograniczeń, aby wykonywać je częściej. Cała ich historia jest zapisywana w systemie wraz z dziennymi uzyskami z każdego dnia. Dodatkowo system dostarcza elastycznych narzędzi do zarządzania recepturami – wraz możliwością tworzenia ich historii zmian – a także daje możliwość łatwego komponowania rozbiorów.
W trakcie obliczeń system wykorzystuje dane rzeczywiste z zakupów oraz sprzedaży, dzięki czemu otrzymane wyniki są jeszcze dokładniejsze.
Sklepy własne oraz franczyza
Sprzedaż detaliczna jest nie tylko ważnym źródłem przychodów firmy, którego nie można bagatelizować na tle całkowitej sprzedaży, ale również sposobem na budowę oraz popularyzację marki wśród klientów końcowych. Za ten rodzaj sprzedaży odpowiada sieć sklepów własnych oraz sklepów działających w systemie franczyzy. Ponieważ polityka firmy nie przewiduje na razie włączenia ww. placówek we wspólną strukturę działającą razem z centralą w ramach systemu S.I., wymiana informacji musi odbywać się w sposób pośredni. W tym celu wykonana została platforma wymiany dokumentów EDI (Electronic Data Interchange), za pomocą której następuje automatyczny transfer rozchodów oraz przychodów pomiędzy sklepami oraz centralą. Takie rozwiązanie nie tylko ułatwia proces dystrybucji towaru do sklepów, ale także minimalizuje możliwość popełnienia błędu, z uwagi na elektroniczny charakter wymiany danych.
Optymalizacja kosztów transportu
W ciągu jednego miesiąca kilkaset ton towaru przemierza przeszło sto tysięcy kilometrów w kilkuset kursach – zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Ponadto część towaru jest objęta transportem własnym, a część transportem niezależnych firm przewozowych. W tej sytuacji nie tylko należy właściwie zaplanować trasy, aby jednocześnie obsłużyć odpowiednią ilość punktów dostaw, ale także należy zapewnić optymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowej, ponieważ zaniedbanie tych elementów logistycznych wiąże się z wyższym końcowym kosztem kilograma wyrobu.
W tym celu został stworzony moduł transportowy, w którym ewidencjonowane są wszystkie przewozy. Moduł udostępnia takie informacje, jak data dostawy, nazwa oraz długość trasy, środek transportu, koszty transportu, wykorzystanie ładowności, czy też wartość przewożonego towaru.
